Les ressources du portail Encompas ont été conçues pour les membres de l'OPPA et leur famille, y compris toute personne qui est membre de l'Association de la police provinciale de l'Ontario ou de l'Association des officiers commissionnés, ou tout retraité qui reçoit des prestations assurées par l'intermédiaire de la Canada-Vie.

Le portail Encompas, géré par Greenspace Health, est conforme à toutes les législations fédérales et provinciales canadiennes en matière de protection de la vie privée. Greenspace a mis en œuvre des mesures importantes pour protéger les informations personnelles sur la santé des utilisateurs, qui dépassent les normes et les meilleures pratiques du secteur. Le système Greenspace est conforme aux protocoles de sécurité numérique et physique (y compris la LPRPS), avec un accès sécurisé par SSL, un cryptage AES au niveau du système de fichiers et des pare-feu protégeant toutes les données. Greenspace a également mis en œuvre de nombreuses précautions supplémentaires pour protéger la vie privée, notamment : l'exigence de mots de passe forts, la déconnexion automatique, l'enregistrement automatique des accès, les sauvegardes de données sécurisées, l'authentification à deux facteurs et les procédures restrictives d'accès aux données. Toutes les données et informations sont stockées au Canada.

Dans le cadre de l'engagement de Greenspace à garantir les meilleures normes en matière de confidentialité et de sécurité, Greenspace a fait l'objet d'un examen SOC 2 de type II par un organisme indépendant. AICPA qui a examiné ses objectifs et ses activités de contrôle et testé ses contrôles pour garantir l'excellence opérationnelle. En outre, Greenspace a passé avec succès des examens de confidentialité et de sécurité dans de nombreux grands hôpitaux et systèmes de santé, notamment l'hôpital Sunnybrook, l'hôpital Mount Sinai, l'hôpital Sick Kids, le Centre de santé mentale Royal Ottawa et Santé Canada.

Greenspace stocke toutes les données et informations au Canada auprès d'un fournisseur de services de stockage en nuage sécurisé appelé Aptible. Aptible est un leader de l'industrie dans la gestion et le stockage sécurisés d'informations confidentielles et hautement sensibles sur les soins de santé. Aptible a été testé et a passé avec succès les audits de Kaiser Permanente, MD Anderson, UnitedHealth Group, Johns Hopkins, Stanford et bien d'autres. En outre, Aptible est certifié ISO 27001, SOC 2 et HITRUST CSF.

La base de données de Greenspace fonctionne dans un sous-réseau privé (caché de l'Internet extérieur) et l'accès est limité à Greenspace. Le trafic de la base de données est crypté en transit et les données sont cryptées au repos en utilisant des normes technologiques modernes.

Si vous souhaitez rester anonyme, veuillez utiliser un nom et une adresse électronique non identifiables lors de la création de votre compte sur le portail Encompas.

Le portail Encompas stocke le nom de chaque membre, son gestionnaire de soins Encompas (s'il travaille avec un gestionnaire de soins), le statut du dossier (par exemple, ouvert ou fermé) et quelques informations narratives supplémentaires concernant le plan de soins du client Encompas si un plan de soins a été créé et stocké sur le portail.

Seuls l'utilisateur et son gestionnaire de soins Encompas (s'il travaille avec un gestionnaire de soins et s'il est invité à accéder à l'ensemble du portail des membres par son gestionnaire de soins), ainsi que l'équipe de direction clinique Encompas, auront accès aux informations de l'utilisateur en fonction des besoins. Vous pouvez également accéder au portail de manière indépendante, sans l'intervention du Care Management, et si vous souhaitez rester anonyme, vous pouvez créer un compte avec une adresse électronique et un nom non identifiables. Étant donné que chaque participant est identifié par un code unique plutôt que par son nom, il n'est pas possible pour un administrateur de Greenspace de vérifier l'identité des patients. Si l'accès aux informations d'identification est requis et autorisé par l'utilisateur et/ou le Care Manager d'Encompas, cet accès est enregistré et il est interdit de l'utiliser ou de le divulguer à d'autres fins.

Une "atteinte à la vie privée" se produit lorsque des informations sont volées ou perdues ou sont collectées, utilisées ou divulguées en violation de notre politique de protection de la vie privée.

En cas d’atteinte à la vie privée, le programme Encompas dispose de protocoles spécialement conçus pour contenir, gérer, signaler et corriger la situation d’atteinte à la vie privée de manière efficace et efficiente. Des informations supplémentaires sur les protocoles en cas d’atteinte à la vie privée d'Encompas sont contenues dans la politique de confidentialité d'Encompas, située ici: www.www.encompascare.ca/fr_ca/privacy-policy..

En résumé, en cas d’atteinte à la vie privée, nous prendrons des mesures immédiates pour contenir l’atteinte et nous vous informerons à la première occasion venue après avoir pris connaissance de la violation de vos informations confidentielles. Nous enquêterons sur la cause de l’atteinte à la vie privée et sur la nature des informations ayant été violées, et, si nécessaire, nous modifierons nos politiques et procédures pour répondre à tout changement qui devra potentiellement être effectué.

En cas de violation de vos informations personnelles, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée en visitant leur site Web: www.ipc.on.caou en communiquant avec eux par téléphone au: 1-800-387-0073.

Nous conservons vos renseignements personnels pendant la durée de votre participation aux programmes d’Encompas, et pendant une période de 10 ans suivant votre dernier contact avec nous, ou 10 ans à compter du jour de vos 18 ans, la date la plus tardive étant retenue. Ceci est requis par notre organisme de réglementation. La destruction des fichiers papier et des informations électroniques est effectuée conformément aux directives de la LPRPS.

Les auto-évaluations peuvent être mises à votre disposition et à celle de votre thérapeute traitant par l'intermédiaire de votre gestionnaire de soins. En consultation avec votre thérapeute traitant, l'examen des résultats de votre auto-évaluation permettra de déterminer l'efficacité de tout traitement effectué jusqu'à présent et de contribuer à la planification du traitement. Après avoir examiné les résultats de votre évaluation, fixez-vous des objectifs de progrès et suivez vos progrès pour poursuivre votre cheminement vers la santé mentale et le bien-être.

Veuillez consulter le portail Encompas Politique de confidentialité pour consulter la politique de confidentialité du portail Encompas. La politique de confidentialité complète du programme de santé mentale et de bien-être d'Encompas peut être consultée sur le site web d'Encompas. Politique de confidentialité page.